技术更新政策

高校技术设备更新集中管理的好处包括但不限于:

• 确保教师, 工作人员, 管理员, 学术的教室, 实验室有足够的, 良好的维护和专门的技术资产，以完成他们的职责
• 与首选供应商合并技术硬件采购，以降低成本，并允许选择包括服务和保修支持的采购合同
• 标准化模型以减少与供应和支持技术类型相关的成本
• 集中记录保存，以便更好地提供服务, 更换, 以及与大学科技硬件相关的退休程序

本节适用于uw笔记本电脑和台式电脑，无论设备的资金来源如何. 在这个政策的背景下, “计算机”被定义为一个完整的工作计算机封装系统. 一个打包的系统包括一台笔记本电脑和一个单独的显示器, 键盘, 和鼠标, 带有键盘和鼠标的桌面一体机, 或者是带有显示器的桌面电脑, 键盘, 和鼠标. 本政策范围内的电脑包不包括电子书阅读器, 打印机, 其他外围设备(包括扫描设备), 外部存储器, 外部磁盘驱动器, 购买了“打包系统”或软件以外的其他监视器. 它也不包括独特的特殊用途技术装备，如连接科学实验室技术, 广播媒体设备, 气象学的工具, 以及类似的单程序项目.

配置的电脑

大学为每名全职员工提供一台电脑，供其在工作中使用. 计算机也安装在实验室、教室、会议室和其他共享工作空间. 大学可以为兼职员工提供电脑, 在共享工作区中, 或者对计算能力有明确需求的学生工作岗位. 从库存中重新分配用途的计算机可以满足对共享计算空间的需求.

收到电脑的员工将得到一个标准的笔记本电脑包(Windows或Mac的选择)，除非院长另有要求, 导演, 或者部门副总裁. 笔记本电脑包提供固定的“桌面式”计算，同时在固定位置工作，并增加了灵活性，允许员工在任何地点继续工作，以防任何突发事件或操作需要.

大学也可以提供额外的电脑(例如.g., 如经部门副总裁批准，可提供专门用途的电脑, 教务长, 或者主管/预算经理. 要求额外的计算机必须在本文件中列出的uw标准预算时间表内提出，或者通过多余的部门资金提供资金. 中央计算机预算中有一小部分是为应急情况预留的. 尽管如此，这一数额仍不足以用于周期外的大宗采购(如.g.(新实验室)或二级和专用计算机. 如果没有预先预算，中央计算机的预算就会耗尽, 申请将推迟到下一个财政年度.

购买新计算机的请求应使用预定义的订单提交工作流程提交给技术采购和物流协调员.

标准和. 非标准计算机系统

电脑采购将与大学的首选供应商进行，并符合每年更新和出版的一套标准型号. 下列例外情况适用:

• 其教学和研究职责需要替代标准配置的教员(必须得到教务长的批准)
• 管理员和员工的特定技术, 环境, 或者功能性工作职责需要标准配置的替代方案(必须由部门副总裁或主管/预算经理批准)

超出本年度标准捆绑预算金额的额外费用将由要求非标准配置的办公室负责. 例如, 如果标准笔记本电脑套装售价1美元,500美元，非标准要求2美元,000, 提出请求的办公室将负责额外的500美元费用.

用大学资金购买的电脑, 包括资助采购, 保留大学的财产，直到正式从库存中退休，并根据大学政策捐赠或处置.

资助大学电脑

大学计算机的采购将使用信息技术管理的集中预算. 还将管理一个中央库存，详细说明每台计算机的位置, 分配的用户, 使用, 和年龄. 每年将与大学部门协调制定集中的计算机购买预算，以考虑员工和一般实验室更换符合更换时间表的计算机. 此外，中央预算将用于更换设备和应急单位. 资金短缺或其他预算偏差可能需要修改计算机更换的时间.

• 拨款或合约资助采购: 使用补助金或合同资金购买的计算机将使用与其他大学计算机相同的指导方针和供应商进行购买，除非出现标准v中概述的例外情况. 非标准计算机系统部分. 对于正在进行的赠款或合同, 各部门应与IT部门合作，将更换设备的资金纳入中央计算机预算. 如果赠款或合同资金不再可用来更换或维护设备, 如果确定设备需要为大学提供持续的服务，将使用机构资金. 如果设备不再需要维持大学的目的，它的采购, 它可以从使用中退役，如下面的退休老年计算机部分所述.
• 论文基金: 论文基金不是新计算机的批准资金来源. 任何使用平板电脑/移动计算设备的论文资金的请求必须提交给助学金会计办公室并由其批准.
• 部门其他技术采购: 部门采购其他技术项目，如iPad设备, 扫描仪, 以及其他硬件, 应通过技术采购和后勤协调员发送请求，以确保采购符合大学供应商合同和协议，并确保IT部门可以提供支持.

更换电脑

大学计算机将被双层系统取代. 第一层包含所有员工主要使用的计算机, 所有电脑室, 教室, 以及其他必须有计算机进行日常业务操作的生产工作区. 一级计算机的目标是被替换 每四年一次. 在四年周期内出现故障的计算机, 哪些是我们的支持团队无法修复的, 故障时是否会更换. 在某些情况下, 如果学术项目的性质需要更新的计算机模型，学术计算机实验室可能每三年更换一次. 像这样的专业实验室的资金可能需要保持在学术或部门预算之内. 设备的采购将按照这一政策进行协调.

第二级计算机是那些次要的和不太重要的角色，如信息亭, 兼职学生工作电脑, 以及其他通常不被全职利用或对办公室日常运作不太重要的领域. 之后，二级计算机将被替换 六年. 第2层计算机通常不会被新计算机取代，而是会用最近换掉的重新利用的第1层设备来解决问题.

在更换周期内，每年将提供详细的说明，并由技术采购和后勤协调员进行协调.

停用旧电脑

使用年限少于6年的计算机可以在不超过6年的设备使用年限内重新使用. 被新设备替换的计算机设备必须送回IT部门进行处理, 没有例外. 硬盘驱动器将使用当前国防部数据驱动器标准进行处理. 按照以下优先顺序，计算机将:

• 退回一般库存，供大学将来重新使用
• 通过埃特林公民领导中心捐赠给非营利组织，并与大学的服务使命保持一致, or;
• 负责任地回收废物

使用时间超过6年的电脑被视为不适合继续使用, 因此, 会作为废物回收吗.

以退休身份退休的教师可以拥有自己的办公室电脑和电脑, 因此, 保留设备的所有权，并联系主计长办公室转让所有权. 主计长办公室会, 之后, 通知技术采购和物流协调员的变化，以便他们可以更新大学的计算机库存记录. 值得注意的是, 然而, 当上述机器的所有权转移到名誉教授名下时, 除了维护操作系统和生产力软件的基本许可外，大学对该单元的技术支持也停止了.

遗失或被盗电脑

在计算机设备丢失或被盗的情况下, 用户应遵循在IT网站上发布的uw丢失或被盗资产处理程序.

本节适用于uw集中管理的视听设备. 大学在大多数教室里都有视听设备套件，在公共区域和校园其他地方都有电视等各种数字显示解决方案. 这项政策不适用于专门的视听工具，如体育广播设备, 传播艺术广播系统, 和类似的专业使用工具.

更换视听设备

确保适当的维护和足够的支持, 视听设备将每五年更换一次. 某些组件和个别项目可能需要偏离此时间框架，以确保能够完全按照最新的技术规范和标准运行. 刷新包含的项目包括:

• 数字显示设备和电视
• 投影仪(教室、会议室等.)
• 视听控制单元(快速聪面板等.)

标准和. 非标准AV设置

视听设备的采购将通过大学的首选供应商进行，并符合每年更新和出版的一套标准模型. 下列例外情况适用:

• 由于学术和支持原因，其技术要求和设置值得采用不同方法的配置(必须得到教务长的批准), 部门经理或预算负责人)

超出本年度标准视听设备预算数额的额外费用将由要求非标准配置的办公室负责.

资助大学视听设备

大学视听设备将使用信息技术管理的集中预算购买. 还将管理设备的中央库存，详细说明地点, 使用, 以及管理视听资产的时代. 中央预算将与大学各部门协调，每年审查和更新一次，以满足新的需求, 按照更换时间表进行更换, 突发事件, 以及影响下一财政年度预算的任何其他变化.

本节适用于uw电话设备和服务. 大学为全职员工提供电话机和电信服务，这些员工需要这些功能作为其工作职责的一部分. 电话也可以提供给兼职雇员, 学生工作者, 常用区域, 以及其他需要打电话的地方.

威斯康星大学的电话机，包括会议电话，必须与大学的电信提供商毫无例外地兼容. 非集中采购的手机不被批准，也不被支持. 对于特殊的第三方设备，如专用会议电话或附加电话，需要事先与IT部门协调. 设备的费用将由提出请求的办公室负责, 而服务费将被纳入中央电话预算.

任何第三方电信服务，如批量拨号器, 企业短信, 或其他非标准服务应在购买前与IT协调. uw IT可能不是没有事先协调的支持服务.

资助大学电话

大学电话机及相应的电话服务(长途), 国际电话, 传真, & 个人线路短信)将由中央预算提供. 国际电话在默认情况下不启用，必须由院长或部门主管申请并批准. 中央电话预算将与大学各部门一起每年更新一次，以说明当前的需求以及额外或更换设备和应急电话. 电话机是长期使用的物品，在需要时更换，而不是按常规更换. 免提耳机和其他外围设备不包括在电话预算内，将由提出请求的办事处负责.

该大学在整个校园内使用集中管理的打印程序. 在这个模型中, 打印机只能从与标准化供应商达成协议的集中预算中采购. 办公室不购买或支持打印机，而是每次打印时向用户收费. 员工的家庭组织预算帐户每月自动收取打印的确切金额. 学生通过Cashnet将钱存入剪纸账户, 每次打印时，余额都会减少.

购买打印机

所有新打印机的需求都应通过技术物流和采购协调员进行协调, 谁将使新打印机符合具体要求. 在托管打印程序中, 不支持个人办公室打印机或在程序之外购买的打印机. 在极为罕见的情况下，托管打印设备可能不满足已验证的需求, 允许使用非程序打印机. 非程序打印机的获取和支持, 包括购买墨粉, 通常是请求办公室的责任.

成本

管理打印程序包括所有打印机购买，维护，碳粉和订书钉的费用. 用户打印的每页价格每年进行审查，并在信息技术网站上更新. 在他们的地区有打印机的办公室仍然负责购买纸张.

适用性

uw还拥有一家专业打印店来处理大量打印, 特殊要求, 以及其他独特的印刷需求. 程序, 政策, 使用uw打印店的价格与本政策分开制定. 另外, 用于学术项目的专用设备，如绘图仪, 3 - d打印机, 自定义打印设置, 和相关的不包括在该计划中. 这些设备仍应通过技术后勤和采购协调员进行工作，以确保能够满足兼容性和支持要求.

适用性

这项政策适用于大学办公室、员工和项目. 它管理包括计算机在内的技术硬件的购买和更换, 视听设备, 电话, 和打印机. 本文件中建立的标准配置之外的技术要求将由各个部门负责预算, 学校, 或者预算所有者. 例如, 这包括工作站包(辅助监视器)以外的计算机硬件, 存储设备, 图像处理设备, 等.), 补充软件, 额外的视听设备, 或者额外的电信设备，如专业会议电话. 有关要求补充硬件和软件的进一步指引已在uw上公布 信息技术 内网页面.

时间线

技术设备和硬件的采购和更换将遵循一个允许准确预算预测的时间表, 及时分配新设备, 以及淘汰过时的设备. 一般的时间表将适用于每年，具体信息将在IT网站上公布.

• 九月至十月: 与大学各部门合作, IT将对技术设备和硬件进行年度盘点，以验证设备, 评估当前状态，并为即将到来的预算和更换周期制定计划.
• 11月: IT将提供详细的设备(计算机), 投影仪, 等)向预定在下一财政年度更换的办公室报告. 此外，IT部门将向各办公室提供一份“六年及以上的电脑”报告. 6年及更老的机器将在本财政年度结束时回收. 如果旧系统现在起着关键作用, 办公室将与IT部门合作，通过电脑更新计划制定更换预算.
• 1月: 技术设备更换清单定稿，计算机集中预算, 视听, 并为即将到来的财政年度开发了电话. 此时未包括在规划清单中的硬件将不包括在资金计算中.
• 三月至四月: 有资格更换设备的员工通过在线网络表格提交他们的选择.
• 5月下旬: 订购更换设备.
• 六月至八月: 分配和安装新设备，拆除旧设备.