电子邮件保留和管理标准
介绍
道成肉身的大学为教师提供电子邮件服务, 工作人员, 和学生一起执行大学的使命. 创建所有电子邮件, 通过, 或存储在大学的邮件系统是大学的财产. 本标准的存在是为了定义管理风险的指导方针, 满足学校对电子邮件系统的合规要求和业务需求.
这一标准适用于大学教员, 工作人员, 管理员, 学生, 志愿者, 签约员工和其他大学附属机构享有使用大学信息资源的特权. 除了这个政策, 威斯康星大学信息和计算资源的所有用户也有责任遵守有关大学计算机使用的任何州或联邦法规.
一般保留标准
鼓励用户经常删除帐户中不需要的电子邮件，以避免将不需要的电子邮件归档.
大学的Office365“存档”文件夹是唯一授权的邮件存档机制. 当地的 .PST档案或任何其他本地机制不得创建用于存储电子邮件.
员工邮件保留
以下自动电子邮件保留政策和限制适用于所有大学员工, 教师, 以及管理员的电子邮件帐户. 用户必须将他们希望保留超过以下指定期限的任何电子邮件移动到“存档”文件夹.
- 对于超过365天的电子邮件，每天都会清除收件箱和子文件夹.
- 对于超过两(2)年的电子邮件，每天都会清除已发送的邮件.
- 对于超过30天的电子邮件，垃圾文件夹每天都会被清除.
- 对于超过30天的电子邮件，每天都会清除垃圾文件夹.
- 归档文件夹和子文件夹将无限期保留
- 所有其他文件夹都会清除超过60天的电子邮件.
学生邮件保留
学生的电子邮件将在学生的网络帐户期间保留.
监管参考
本文件的任何修改都需要审查下列规定和/或控制措施:
- 45 CFR Part 164 HIPAA安全与隐私规则
- 45 CFR Part 160 HIPAA一般管理要求
- 45 CFR Part 162 HIPAA管理要求